本ポリシーは、当社が提供する動画マニュアル自動生成サービス（以下「本サービス」といいます）における 利用者の個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. 事業者

2. 取得する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

• 利用企業の管理者ユーザー（user）: 氏名、メールアドレス、パスワード（ハッシュ化して保存）、同意日時
• 利用企業の社員ユーザー（staff）: 氏名、メールアドレス、職種、パスワード（ハッシュ化して保存）
• 出面情報: 誰が、いつ、どの現場で、何人工働いたか
• アップロードされた動画（作業者の顔や声を含みます）
• 現場の進捗写真（黒板写真等。作業者の顔を含み得ます）
• 日報として入力された文章
• アクセスログ（IPアドレス、User-Agent、アクセス先、リクエスト内容。パスワード等はマスクした上で記録します）
• お申し込みの際にHubSpotのお申し込みフォームへ入力された情報

3. 利用目的

• 本サービスの提供・運営（動画からの作業マニュアル自動生成、翻訳、チェックリスト生成、出面管理、日報の整形等）
• 利用企業からのお問い合わせへの対応
• 本サービスの維持・改善、不具合の調査
• 利用状況・APIコストの管理
• お申し込み対応・ご案内

4. 外部の事業者への送信

当社は、本サービスの機能提供のため、次のとおり情報を外部の事業者へ送信します。

音声の文字起こしは、当社の設定によりサーバー内で処理する場合があります。その場合、音声はOpenAIへ送信されません。

お申し込みフォームを利用される場合、入力された情報は本サービスのサーバーを経由せずHubSpot社に送信・保管されます（お申し込みフォームはHubSpot社のサービスを利用しています）。

5. 外国にある第三者への提供

前項のとおり、当社は取得した情報の一部を米国にある第三者へ提供します。当社は、本サービスのご利用開始にあたり利用企業の管理者ユーザーから同意を取得した上で、この提供を行います。

動画・写真等に写る作業者本人、および社員ユーザーからの同意（本項に定める外国にある第三者への提供についての同意を含みます）は、利用企業が取得するものとします。

米国における個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会が公表している「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」（アメリカ合衆国）をご参照ください。

提供先が講じている個人情報の保護のための措置については、各社が公表している次の情報をご参照ください。

• Anthropic: Commercial Terms of Service、Data Processing Addendum
• OpenAI: Enterprise privacy at OpenAI

6. 一般公開機能について

利用企業の管理者ユーザーの操作により、マニュアルをログイン不要のURL（QRコードでの配布を含みます）で一般公開できます。公開されたマニュアルは、元動画（作業者の顔や声を含みます）および手順ステップの画像を、ログインせずに誰でも閲覧・再生できる状態になります。公開の可否は利用企業の管理者ユーザーの判断によります。

7. 日報の取扱いについて

日報機能では、社員ユーザーが入力した文章を原文のまま保存します。入力内容には氏名、体調、現場でのトラブル等が含まれる場合があります。これは、AIによる整形結果が入力内容と食い違っていないかを確認できるようにするためのものです。なお、当社は音声そのものを受け取らず、保存・送信もしません。音声入力を使う場合の音声の扱いは、端末の音声入力機能の提供元の方針によります。

8. Cookieについて

本サービスでは、ログイン状態の維持、セッション管理、および不正なリクエストを防ぐための対策（CSRF対策）のためにCookieを使用します。これらのCookieは、ログインしていない状態で閲覧するページでも発行されます。アクセス解析等を目的としたCookieの使用はありません。

9. 保存期間と削除

• マニュアルを削除した場合、画面上は表示されなくなりますが、動画および中間ファイルは削除されず保持されます
• 当社が利用企業のアカウントを削除した場合も、データは削除されず保持されます
• 管理者ユーザーが退会した場合、当社は当該ユーザーの情報、および当該ユーザーが作成したマニュアル（動画等のファイルを含みます）・チェックリスト一括PDFを削除します。当該ユーザーがアップロードした現場の進捗写真はファイル・データとも削除されず、投稿者欄が空欄になります。現場、出面、日報等の会社単位のデータやアクセスログは削除されません
• 管理者ユーザーが社員ユーザーを削除した場合、当社は当該社員ユーザーの情報を削除します。ただし、出面または日報の記録が1件でもある社員ユーザーは削除できません。削除した場合も、当該社員ユーザーがアップロードした現場の進捗写真は削除されません
• 日報は、利用企業が個別に削除しない限り保持されます。当社が利用企業のアカウントを削除した場合も、日報は削除されません
• アクセスログは自動的には削除されません
• データベースのバックアップは、直近7日分はすべて、それ以降は日次・週次・月次・年次の単位で間引きながら、取得から最長約2年7か月保管します。ただし保管容量が上限に達した場合は、これより早く削除されることがあります

10. 安全管理措置

当社は、取得した情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

11. 開示等の請求・お問い合わせ窓口

保有する個人情報の開示、訂正、利用停止等のご請求、および本ポリシーに関するお問い合わせは、下記の窓口までご連絡ください。

個人情報問合せ窓口 info@minna-systems.co.jp

12. 改定

当社は、本ポリシーの内容を予告なく変更することがあります。変更後の本ポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じるものとします。

制定日: 2026年9月30日